Tietosuojaseloste
Asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat, yhteistyökumppanit ja näiden edustajat
Intecon Oy
Päivitetty viimeksi: 16.11.2022.
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Intecon Oy (jäljempänä ”Intecon”)
Firdonkatu 2
00520 Helsinki
Y-tunnus: 3289192-8
www.intecon.fi
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Sami Hentilä
Puh. +358 400 454 539
Sähköposti: sami.hentila@intecon.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelystä riippuen joko asiakassopimukseen tai muuhun sopimukseen, Inteconin oikeutettuun etuun, taikka rekisteröityjen suostumukseen. Intecon käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 4 kuvattuja henkilötietoja alla oleviin tarkoituksiin:
Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien osalta
• asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen;
• asiakaskirjeiden, uutiskirjeiden ja tiedotteiden vastaanottaminen;
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdistaminen;
• asiakaskyselyt ja asiakasinformaatin kerääminen
Potentiaalisten asiakkaiden ja näiden edustajien osalta
• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen;
• uutiskirjeiden vastaanottaminen; sekä
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen.
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietolähteet
Rekisteröityjä ovat Inteconin asiakkaat, yhteistyökumppanit, potentiaaliset asiakkaat ja näiden edustajat sekä kumppanit, jotka käyttävät tai osallistuvat Inteconin palvelujen tuottamiseen.
Intecon käsittelee seuraavia rekisteröityjen tietoja:
Asiakkaan, yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien tiedot:
• etu- ja sukunimi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• vuokralaisen henkilötunnus vuokrasopimukseen liittyen;
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä;
• asiakashistoria (mm. tuote- ja tilaustiedot, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen);
• laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot;
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot;
• asiakaspalautteet;
• markkinointiluvat- ja kiellot;
• markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot (esim. uutiskirjetilaus); sekä
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot.
Potentiaalisten asiakkaiden yhteystiedot
• etu- ja sukunimi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä;
• mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin; sekä
• evästeiden kautta saadut tiedot.
5. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat
Kerättyjä henkilötietoja käsitellään yrityksen sisällä ainoastaan edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin.
Intecon voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellei rekisteröity kiellä tietojensa luovuttamista.
Intecon käyttää muun muassa seuraavien palvelujen osalta ulkoisia palveluntarjoajia:
• asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpito;
• uutiskirjeen lähetyslistojen ylläpito ja uutiskirjeen lähettäminen; sekä
• tilaisuuksiin osallistujien tietojen ylläpitoon ja käsittelyyn.
Mikäli Intecon on mukana yritysjärjestelyissä, tietoja saatetaan luovuttaa kolmansille tahoille. Tässäkin tapauksessa tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
6. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Intecon ei siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Intecon kunnioittaa henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Inteconin tietojärjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa. Kolmannen osapuolen evästeiden osalta lisätietoja kohdassa 10. Evästeet.
8. Henkilötietojen säilytysajat
Intecon säilyttää tietoja lähtökohtaisesti koko asiakas- ja yhteistyösuhteen ajan. Lisäksi tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan. Yksittäisissä tapauksissa Intecon voi säilyttää tietoja kauemmin oikeusvaateen esittämiseksi, sellaiselta puolustautumiseksi tai siltä suojautumiseksi.
Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja Intecon säilyttää siihen asti, kunnes rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä tai peruu antamansa suostumuksen.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa Inteconin tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot on esitetty yllä kohdassa 2.
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö henkilötietoja vai ei. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Oikeutta ei ole kuitenkaan esimerkiksi tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaatii tietojen säilyttämistä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus esimerkiksi vastustaa tietojensa käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Tällaiseen käsittelyyn liittyen vastustamisoikeuden käyttämistä ei tarvitse perustella. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle silloin kun rekisteröity on toimittanut henkilötiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä Intecon käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sopimuksen tai suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli hän katsoo, ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu hänen henkilötietojensa käsittelyssä Inteconin toimesta. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
10. Evästeet
Inteconin verkkosivusto voi käyttää evästeitä (eng. cookies). Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka lähetetään käyttäjän päätelaitteelle, kun verkkosivustolla vieraillaan. Käytännössä eväste on nimetön käyttäjäkohtainen tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän verkkoselaimeen. Evästeiden avulla keräämme tietoja sivuston käyttökokemuksen parantamiseen, sivuston käytön mittaamiseen ja niiden avulla voidaan kohdentaa mainontaa. Evästeiden avulla ei voida tunnistaa yksittäistä kävijää.
Evästeet jaetaan istuntokohtaisiin ja pysyviin evästeisiin. Istuntokohtaiset evästeet vanhenevat, kun käyttäjä sulkee selaimen. Pysyvillä evästeillä on ennalta määritetty käyttöikä. Tämä tarkoittaa, että ne vanhenevat automaattisesti ja poistuvat sen jälkeen selaimesta. Käyttäjä voi myös halutessaan itse tyhjentää selaimensa näistä evästeistä.
11.Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita.
Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy verkkosivultamme.